Como organizar o arquivo paroquial e os livros
Material Religioso

Como Organizar o Arquivo Paroquial e os Livros

Toda vida da paróquia está estruturada na Secretaria Paroquial e, por isso, ter organização é essencial para que todos os arquivos e documentos sejam encontrados assim que solicitado.

É nessa área que estão todas as informações necessárias sobre casamentos, missas, batismos, catequese e crisma e se algo estiver fora do lugar, pode representar um problema difícil de resolver.

O crescente número de documentos faz necessária a estruturação e organização de todos os arquivos, mas você sabe como fazer isso? Nesse artigo, mostraremos como implementar essa metodologia na sua paróquia.

Como organizar o arquivo paroquial

Antes de falarmos como o arquivo paroquial pode ser organizado, é preciso entender que existem duas maneiras de realizar o procedimento.

A primeira é a direta, na qual você localiza o documento direto na estante ou prateleira.  A segunda forma é a indireta, em que no primeiro momento é necessário localizar o arquivo em um índice ou fichário.

A escolha dependerá da necessidade de sua paróquia e da rotina que você leva dentro dela.

Organização de arquivos

Para os arquivos, o ideal é realizar a organização por assunto e ordem cronológica. Por exemplo, se você for organizar os documentos do batismo, comece pelo primeiro mês do ano e vá seguindo os dias até o próximo mês.

Isso te ajudará a encontrar tudo o que precisa sabendo apenas a data no qual ele aconteceu. No entanto, essa metodologia é melhor implementada se você possui muitos arquivos ou livros para o mesmo assunto.

Pelo nome do autor

Para organizar os livros o mais indicado é dar início no processo pelo nome do autor ou pelo tipo de arquivamento, depois siga o ano e, por último, o número do livro.

Quer um exemplo? Os livros de casamento ficarão todos em um único lugar, sendo o primeiro o do ano inicial das celebrações. Se em um ano você usar 4 livros, o primeiro será o de número I e o último de número IV.

Acervo fotográfico

O arquivo paroquial fotográfico é de suma importância para a paróquia. Para realizar sua organização, é possível primeiro colocar as fotos em um álbum em sequência cronológica e, em seguida, usá-lo com a mesma metodologia empregada nos livros.

Organização de microfilmagem

O instrumento é capaz de organizar os documentos originais sem o uso de fichários, móveis ou armários. No entanto, é preciso ter em mente que os documentos físicos não devem ser excluídos e sua armazenagem será à parte.

Para quem optar por esse método, a facilidade fica por conta da durabilidade, nitidez e rapidez na hora de encontrar o que necessita.

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